После третьего раздела Речи Посполитой (1795 г.) белорусские земли с населением около трех миллионов человек отошли к Российской империи, правительство которой стало распространять на новые территории общие принципы российского обустройства. В результате реформы 1796 г. основной административно-территориальной единицей российского государства вновь стала губерния.

12 декабря 1796 г., после смерти Екатерины II, новый российский император Павел I издал указ «О новом разделении государства на губернии», по которому Полоцкое и Могилевское наместничества велено было «соединить в одну Белорусскую губернию, назначая губернскому городу быть по удобности в Витебске». В таком виде был определен административный статус белорусских земель ВКЛ, вошедших в состав Российской империи до нового территориально-административного деления, последовавшего в 1801–1802 гг.

31 декабря 1796 г. были утверждены штаты новой губернии. Белорусская губерния учреждалась в составе 16 уездов упраздненных Полоцкого и Могилевского наместничеств (от каждого – по восемь): Витебский, Полоцкий, Городокский, Велижский, Невельский, Себежский, Люцинский, Динабургский, Сенненский, Оршанский, Могилевский, Чаусский, Мстиславский, Чериковский, Рогачевский и Белицкий. Остальные уезды бывших наместничеств – Дриссенский, Лепельский, Режицкий, Суражский, Быховский, Бабиновичский, Климовичский и Копысский – были упразднены, а их центры получили статус заштатных городов, управление которыми согласно указу императора Сенату от 16 декабря 1797 г. возлагалось на городовые магистраты и ратуши. В отношении уездов Белорусской губернии закреплялось официальное название «поветы».

В 1798–1800 гг. Белорусская губерния представляла собой территорию, на которой располагались 16 штатных городов (Могилев, Орша, Сенно, Мстиславль, Белица, Чаусы, Рогачев, Чериков, Витебск, Полоцк, Городок, Невель, Люцин, Динабург, Себеж, Велиж), восемь заштатных (Климовичи, Копысь, Быхов, Бабиновичи, Сураж, Режица, Дрисса, Лепель), 72 местечка, 545 сел и 2 084 сельцов, 17 595 деревень, 28 слобод.

Правительство Павла I вместо наместников и наместнических правлений сделало основными органами местной администрации губернские правления с гражданскими губернаторами во главе их. Им передавались функции упраздненных выборных городских дум (общих и шестигласных).

Основным органом власти в Белоруской губернии являлось возглавляемое гражданским губернатором Белорусское губернское правление, в подчинении которого состояли учреждения уездной полиции – нижние земские суды. В губернском Витебске и уездных городах Сенно, Полоцке, Могилеве, Рогачеве и Динабурге военно-полицейские функции выполняли коменданты, подчиненные в военном отношении генерал-фельдмаршалу. В остальных уездных городах административно-полицейские полномочия были возложены на городничих.

Наибольшей реорганизации подверглась система местных судебных органов. Указом Павла I от 31 декабря 1796 г. в области судопроизводства было восстановлено действие Статута ВКЛ 1588 г. Вместо двух самостоятельных палат уголовного и гражданского суда учреждался Белорусский главный суд в составе двух департаментов – уголовного и гражданского.

Упразднялись сословные суды: верхний земский суд, губернский магистрат и верхняя расправа, функции которых переходили к главному суду. Уездные суды были преобразованы в земские поветовые суды. Подлежали восстановлению подкоморские суды.

Изменения не коснулись городовых магистратов, которые по-прежнему оставались сословными судами для горожан – купцов и мещан. В заштатных городах их функции выполняли ратуши.

На территории губернии продолжали действовать эксливизорско-таксаторские суды.

Указом Сената от 9 января 1798 г. «О порядке судопроизводства в белорусских губерниях» делопроизводство большинства перечисленных судебных учреждений велось на польском языке. Только для Главного суда сохранялось двуязычие, «дабы все резолюции и приговоры сочинять и писать на одной стороне по-польски, а на другой по-российски».

Из чинов местной прокуратуры были сохранены только должности губернского прокурора и двух губернских стряпчих по уголовным и гражданским делам.

Административно-полицейские функции в уездах продолжали осуществлять нижние земские суды, а в уездных городах – городнические правления, подчинявшиеся Белорусскому губернскому правлению. Указом от 5 мая 1799 г. для Белорусской губернии была определена должность фискала – чиновника для надзора за деятельностью местной администрации.

Желая привлечь на свою сторону местных помещиков-дворян (бывшей польской шляхты), правительство Павла I ввело систему сословных и судебных учреждений, отличную от остальных губерний России. Эти различия были в названии учреждений и должностных лиц, организации делопроизводства, составе и процедуре выбора чиновников, при выборе которых предлагалось поступать «по прежним здешнего края правам и обрядам».

Отличия были внесены в названия и порядок выбора должностных лиц дворянских сословных органов. В соответствии с указом императора Павла I Сенату от 6 февраля 1797 г. вместо уездных предводителей дворянства в Белорусской губернии вводились должности поветовых маршалов и их заместителей – поветовых хорунжих. Права и обязанности губернских и поветовых маршалов были аналогичны правам и обязанностям губернских и поветовых предводителей дворянства внутренних губерний России. Хорунжие выполняли функции заместителей поветовых маршалов.

1 ноября 1800 г. был издан указ о порядке выбора чиновников в губерниях «от Польши приобретенных», который определял порядок выбора в Белорусской губернии судей и заседателей главного суда, поветовых земских и подкоморских судей, поветовых маршалов и хорунжих, а также учреждалась должность губернского маршала, выполнявшего функции губернского предводителя дворянства.

На территории губернии был учрежден Белорусский губернский приказ общественного призрения, действовала Белорусская врачебная управа. Свои обязанности исполняли губернский архитектор, губернский и уездные землемеры. Организацией почтовой службы занималась Белорусская почтовая контора в Могилеве. В 1798 г. насчитывалось 25 благочиннических округов, которые были объединены в восемь духовных правлений (заказов): Гомельское, Копысское, Кричевское, Могилевское, Мстиславское, Оршанское, Чаусское и Шкловское.

В 1797–1798 гг. в Белорусской губернии сложилась следующая сеть учреждений и должностных лиц отраслевых управлений.